Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) schreiben Unternehmen vor, dass alle steuerrelevanten Daten in maschinell auswertbarer Form vorzeigbar aufbewahrt werden müssen. Dies trifft auch auf die E-Mails und deren Dateianhänge zu.
Entsprechende E-Mail Archivierungssoftware bieten zudem Schutz vor E-Mail-Datenverlust, illegalem Ausspähen oder Überlastung von E-Mail-Servern.
Was bedeutet GDPdU?
GDPdU steht für „Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ und beschreibt die gesetzlichen Regeln zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen und zur Mitwirkung von Steuerpflichtigen bei Betriebsprüfungen.
Wann müssen E-Mails archiviert werden?
- bei Funktion eines Handels- bzw. Geschäftsbriefes oder Buchungsbeleges
- bei Funktion als Transportmittel ohne steuerrelevante Informationen reicht die Aufbewahrung des Dokumentes im Originalformat (z.B. Rechnung) aus.
- bei sich aus der E-Mail ergänzenden Informationen
Worauf ist bei der E-Mail Archivierung zu achten?
- Trennung von E-Mails mit steuerlicher Relevanz von nicht steuerrelevanten oder privaten E-Mails
- unveränderte Archivierung
- Einsatz von Dokumentenmanagement- oder Archivierungssystemen zum Nachweis der Unveränderbarkeit der Daten (mit Protokollmöglichkeit bzgl. Änderungsstatus)
- Zuordnung zu bestimmtem Geschäftsvorfall oder Buchungsbeleg
- Möglichkeit zur Volltextrecherche
- Verfahrensdokumentation zu Versand und Empfang steuerlich relevanter E-Mails
- Je nach Art der E-Mails und ihrer steuerlichen Relevanz ist eine Aufbewahrungsfrist von 6 – 10 Jahren einzuhalten.
Wie ist mit privaten E-Mails umzugehen?
Wenn ein Unternehmen seinen Mitarbeitern erlaubt, private E-Mails über die eigenen Mailserver oder Provider zu verschicken, könnten sich datenschutzrechtliche Probleme ergeben. Es macht daher Sinn, Geschäftliche und private E-Mails zu trennen.
Was muss eine gute Softwarelösung können?
- vollständige, originalgetreue Erfassung und Archivierung aller E-Mails
- Absicherung vor möglichen Manipulationen
- Schutz vor Zugriff einfacher Benutzer im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen
- Möglichkeit zur lückenlosen Einsicht und Durchsuchung durch das Finanzamt
Eine sichere und gesetzeskonforme E-Mail Archivierung ist ein komplexes Thema, sowohl für Einzelunternehmer als auch für Betriebe. Gerne bieten wir Ihnen Beratung und Systeme zur rechtssicheren E-Mail Archivierung an.
